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会議の生産性①(達成目標の設定)

だらだらと続く会議は誰にとっても嫌なものです。「日本人は会議の開始時間は守るが終わる時間はルーズだ。これでは開始時間がルーズなイタリア人と同じではないか」という指摘もあります。今回は会議の生産性を上げる方法について考えてみましょう。

 

■ダラダラ会議の特徴

 

一方で、ダラダラと続く会議の特徴には、次のようなことが考えられます。

 

・各人で前提条件や認識がバラバラで意見が拡散する。

・事前に資料に目を通していない人がいて、話がループする。

・着地点がはっきりしないので、みんなが好き勝手な話をする。

 

「会議の生産性を上げる=限られた時間で成果を出す」ためには、会議にあたってのルールや事前準備が必要になります。たとえば終了時間(全体時間)を決めておけば、それだけ無駄な議論はなくなりますし、事前資料の確認については、必ずあらかじめ各自でやっておくことをルール化します。共通認識については、会議を始める前に議長かファシリテーターが再確認するステップを組み込んでおくとよいでしょう。

 

 

■会議の達成目標

 

おおよそ会議の目的は次のとおりでしょう。

 

  決断する

  洗い出しをする(リストを作る)

  情報共有する

  合意する=説得する=納得してもらう

  段取りや役割分担など、次のステップを決める

 

よくあるのが、会議の議題の一覧だけ先に述べて、達成目標がないというものです。

 

<本日の議題>

・来月の○○発売3周年記念イベントについて

・先月発売された○○の販売実績の報告

・来月実施予定の市場調査の方法について

 

これでは、みんながなんとなく話をして自己満足に終わるか、「結局、何のために集まったんだっけ」ということになりかねません。

 

会議とは基本的には「何かを決める場」であり、決定事項が成果ですから、意思決定の達成目標を明らかにしておく必要があります。よくそれぞれが現状の報告をだらだらとすることがありますが、報告だけなら会議の前にメールや掲示板、社内データベースなどでできるはずです。先の例で言えば、次のような達成目標を明らかにしておくとよいでしょう。

 

<本日の達成目標>

・来月の○○発売3周年記念イベントの、メインの出し物の案出し

・先月発売された○○の販売目標未達の理由の共有と今後のテコ入れ策の決定

・来月の市場調査の詳細の最終確認

 

 

【参考】

『生産性―マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの』伊賀泰代著 ダイヤモンド社

 

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プロフィール

三枝 元

Author:三枝 元
1971年生まれ。東京都在住。読書好きな中年中小企業診断士・講師。資格受験指導校の中小企業診断士講座にて12年間教材作成(企業経営理論・経済学・組織事例問題など)に従事。現在はフリー。
著書:「最速2時間でわかるビジネス・フレームワーク~手っ取り早くできる人になれる」ぱる出版 2020年2月6日発売
「中小企業診断士のための経済学入門」※絶賛在庫中!
連絡先:rsb39362(at)nifty.com
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