fc2ブログ

会議の生産性②(アイデアの洗い出し)

■洗い出しは予めしておく

 

前回触れたように、おおよそ会議の目的は次のとおりでしょう。

 

  決断する

  洗い出しをする(リストを作る)

  情報共有する

  合意する=説得する=納得してもらう

  段取りや役割分担など、次のステップを決める

 

ただし、本来、会議は意思決定の場であるはずなので、目的はなるべく①④⑤に絞りたいところです。

 

「②洗い出しをする」ですが、よくあるのが議長が「何かありませんか」とみんなに声をかけるというパターンです。言われた方はポツポツとその場で思いついたことを発言するのですが、大抵はそのうち煮詰まってしまい、微妙な空気が流れることになります。

 

それを防ぐために、あらかじめ各自でリスト化しておいてもらうということもありますが、各自に発表してもらっていると時間がかかるし、多くの場合はかなり話が重複してしまい効率的ではありません。

 

そうであるならば、異なる意見を持つ2人程度にのみ予めリストを作っておいてもらい、会議の場では、不足分だけを他の人が追加するというスタイルの方が効率的です。

 

また、「⑤段取りや役割分担など、次のステップを決める」ですが、これは前回触れた「会議の達成目標の設定」において、次のアクションにつながりやすい目標をセットする工夫が求められます。

 

 

■資料を読み上げさせない

 

よく会議の場で自分の資料を読み上げにかかる人がいます。はっきり言って迷惑なだけですが、「せっかく本人が作ってきたのだから思う存分話させてやろう」と割と寛容な雰囲気だったりします。

 

発表者にはまずは「他人の時間をとっていること」「会議の生産性を阻害していること」を意識してもらう必要があります。

 

これまで述べたように資料は事前配布が基本です。もしそれができないのなら、作成者が読み上げるより、その場で各自で読んでもらったほうがおそらく早いでしょう。話す時間が10分くらいかかる内容なら、一読するのに2分程度で済むのではないでしょうか。それでわからないところが質問すればよいだけです(話してもらったてもどうせわからないことは出てきます)。

 

 

【参考】

『生産性―マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの』伊賀泰代著 ダイヤモンド社

 

スポンサーサイト



プロフィール

三枝 元

Author:三枝 元
1971年生まれ。東京都在住。読書好きな中年中小企業診断士・講師。資格受験指導校の中小企業診断士講座にて12年間教材作成(企業経営理論・経済学・組織事例問題など)に従事。現在はフリー。
著書:「最速2時間でわかるビジネス・フレームワーク~手っ取り早くできる人になれる」ぱる出版 2020年2月6日発売
「中小企業診断士のための経済学入門」※絶賛在庫中!
連絡先:rsb39362(at)nifty.com
※ (at) は @ に置き換えて下さい
(お急ぎの場合は携帯電話までご連絡ください)

最新記事
最新コメント
月別アーカイブ
カテゴリ
検索フォーム
RSSリンクの表示
リンク
ブロとも申請フォーム

この人とブロともになる

QRコード
QR