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マネジメントサイクル②(PLAN:1)

少し間が空きましたがマネジメントサイクルに話を戻します。マネジメントサイクルの計画(PLAN)について見ていきます。


■計画の流れ

一般的な計画の流れは次のとおりです。

<第1フェーズ:目的・ゴールの明確化>
これから行おうとしていることの目的を明確にします。人を動かすには、まず理解してもらい納得してもらう必要があります。
いわゆる同床異夢というやつでメンバーそれぞれ問題認識ややりたいことが異なりますから、なんとなく目的が共有されているように思えても実際はそうではなく、後からメンバーが勝手な判断で行動することはよくあります。
まずは目的を明確にし、それをメンバー間で浸透させて目的に沿った行動を取るように徹底させる必要があります。

<第2フェーズ:全体像(期限・予算)の明確化>
次に全体像・概略を決めます。いつまでに、どの程度の予算をかけ、何人くらいを関与させ、影響範囲がどこまで及ぶかといったラフな計画を作ります。
この段階では、ざっくりとしたもののほうがよいです。詳細まで決めても窮屈なだけで柔軟な対応が困難となります。

<第3フェーズ:メンバーの選定とアサイン>
おおまかな計画が見えた後の人選です。遂行のために必要なスキルを持った人選ができなければ十分な実行につながらないのは言うまでもないことです。
また実行にあたっては、専門性以外にも求められる能力がありますが、これについては「前々回ミドルマネージャーの役割」で取り上げた「チームが有効に機能するための9つの役割」が参考になります。

<第4フェーズ:進め方などの詳細設定>
最後に詳細な日程を詰め、予算配分をしながらプランを作り込みます。


以上の計画は主計画、リソース計画、実行計画の3つにまとめられます。

主計画:大元となるプラン
リソース計画:ヒト・モノ・カネ・情報の調達と割り振り
実行計画:リソース計画を細かくしたもの



■計画段階での落とし込み

計画は最初の段階ですから、これが適切に設定されていないと後の活動はすべて台無しになります。具体的にどのように行動すればいいのかが明確になるような計画、何をどこまで達成できればいいのかがイメージできる計画が求められます。

マネジメントサイクルを上手く廻すためには、計画段階でその後の仕掛けや段取りを意識する必要があります。そのためには本ブログの「なぜ計画は実行されないのか①②」で触れたように、計画段階できちんと落とし込みをしておく必要があります。

計画段階での具体的な落とし込みのポイントとしては、5W1H(6W2H)がありました(再掲)。

<6W2H>
だれが(Who):担当者は誰なのか?
いつ(When):いつからいつまでのタスクなのか?
どこで(Where):地域・場所・部門はどこか?
なにを(What):対象は何か?何を扱うのか?
誰に(Whom):顧客や折衝する先は誰なのか?
どのように(How):どのような手法を使うのか?
いくらで(How much):どの程度の費用(お金)をかけるのか?
なぜ(Why):どのような意義や目的があるのか?

また計画の策定にあたり意識したいこととしてSMARTがありました(再掲)。

<SMART>
S(specific):具体的に
M(measurable):測定可能に
A(agreed upon):合意されている
R(realistic):現実的に(結果志向で)
T(timely):期限が明確

計画が期末の決算に忙しい段階に指示されたり、急に作成が指示されたりすることがよくあります。この場合は十分な時間が取れませんから、計画自体が杜撰になる可能性があります。そうでなくてもミドルマネージャーにとって計画作成はやらされ感が強いですから、十分な時間を取って主体的に取り組める環境を整備してあげる必要があります。


【参考】
『社内を動かす力』田久保善彦著 ダイヤモンド社
『これだけ! PDCA』川原慎也著 すばる舎
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プロフィール

三枝 元

Author:三枝 元
1971年生まれ。東京都在住。読書好きな中年中小企業診断士・講師。資格受験指導校の中小企業診断士講座にて12年間教材作成(企業経営理論・経済学・組織事例問題など)に従事。現在はフリー。
著書:「最速2時間でわかるビジネス・フレームワーク~手っ取り早くできる人になれる」ぱる出版 2020年2月6日発売
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連絡先:rsb39362(at)nifty.com
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